Het interne toezicht op ZAAM

Taken en werkwijze

18. Het interne toezicht houdt integraal en onafhankelijk toezicht op de onderwijsorganisatie, in het bijzonder op het college van bestuur, en houdt daarbij rekening met het organisatiebelang en het publieke belang.

Dit is vastgelegd het reglement Raad van Toezicht ZAAM, artikel 3 lid 1.

19. Naast intern toezichthouder is het interne toezicht werkgever van de bestuurder(s), staat deze het bestuur als klankbord met raad terzijde.

Dit is vastgelegd het reglement Raad van Toezicht ZAAM, artikel 35 lid 1.

20. Aanvullend op hetgeen in de Wet op het Voortgezet Onderwijs, art. 24e1 is vastgelegd, is het de taak van het interne toezicht toezicht te houden op:

  • het besturen van de kwaliteit van onderwijs en van de kwaliteitszorg;
  • de onderwijsinhoudelijke, personele en financiële meerjarenraming en de prognoses van leerlingaantallen;
  • de financiële sturing en de kwaliteit van de administratieve organisatie;
  • risico-inventarisatie en risicomanagement;
  • externe verbindingen;
  • processen naar (bestuurlijke) (de-)fusie;
  • de kwaliteit van het eigen functioneren.

Dit is opgenomen in het Reglement van de Raad van Toezicht, artikel 29

21. Voor welke ‘majeure besluiten’ het bestuur de goedkeuring nodig heeft van het interne toezicht wordt formeel vastgelegd en betreft in elk geval hetgeen hierover in de Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 24e1 is vastgelegd.

In de statuten van ZAAM (artikel 7 lid 5) en in artikel 28 van het Reglement van de Raad van Toezicht is vastgelegd wat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Raad van Toezicht: o.a. de begroting, het jaarverslag, het strategisch meerjarenplan en het bestuursreglement.

22. De taken van het interne toezicht worden vastgesteld in de statuten.

Zie hiervoor de statuten van ZAAM , artikel 12.

23. De werkwijze van het interne toezicht worden vastgesteld in het toezichtreglement.

In het Reglement van de Raad van Toezicht is dit in artikel 28 vastgelegd.

24. Het interne toezicht hanteert een toezichtkader met expliciete doelstellingen en indicatoren voor het eigen toezicht.

Het intern toezichtkader ZAAM is op internet te vinden bij de informatie over de Raad van Toezicht. In het Reglement van de Raad van Toezicht in artikel 29 lid 5 is dit vastgelegd.

25. Het interne toezicht vergaart zelf actief en tijdig informatie bij het bestuur, de externe accountant, de medezeggenschapsraad, de directie, bij interne of externe functionarissen/ adviseurs en externe organisaties en actoren.

Dit wordt vastgelegd in artikel 30 lid 5 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

26. Het interne toezicht ziet erop toe dat er een klokkenluidersregeling bestaat die het belanghebbenden mogelijk maakt zonder benadeling van hun belangen onregelmatigheden binnen de onderwijsorganisatie kenbaar te maken. Het interne toezicht is verantwoordelijk voor een correcte afhandeling en dient er specifiek op toe te zien dat de belangen van de klokkenluider ook daadwerkelijk voldoende beschermd worden.

Er is een Regeling melden vermoeden van misstand. In het Reglement van de Raad van Toezicht is dit in artikel 34 vastgelegd.

27. Het interne toezicht evalueert periodiek en in aanwezigheid van het bestuur de onderlinge samenwerking tussen bestuur en intern toezicht en de inhoud en werking van het toezichtkader, eventueel onder externe begeleiding.

Dit is vastgelegd in artikel 13 lid 3 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

28. Het interne toezicht evalueert jaarlijks het eigen functioneren, legt de conclusies en afspraken schriftelijk vast en doet hierover verslag in het jaarverslag. Het bestuur wordt om input gevraagd. De conclusies van de zelfevaluatie van het interne toezicht worden nabesproken met het bestuur, en minimaal eens in de drie jaar vindt de zelfevaluatie plaats onder begeleiding van een externe moderator/voorzitter.

Dit is opgenomen in artikel 13 lid 1 en 2 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

Benoeming, ontslag, samenstelling en deskundigheid

29. Het interne toezicht stelt de gewenste omvang van het toezichthoudend orgaan vast.

In de statuten van ZAAM is in artikel 10 vastgelegd dat de Raad van Toezicht bestaat uit tenminste vijf natuurlijke personen. Het aantal leden van de Raad van Toezicht wordt door de Raad van Toezicht vastgesteld.

30. Het interne toezicht zorgt er bij de samenstelling van het interne toezicht voor dat voldoende en op dat moment bij de organisatie passende deskundigheid en ervaring aanwezig is.

Dit is in artikel 4, eerste lid, van het Reglement van de Raad van Toezicht vastgelegd.

31. Het interne toezicht legt de wettelijk voorgeschreven openbare profielen voor de leden van het interne toezicht voor advies voor aan het bestuur en, conform de WMS artikel11q, aan de medezeggenschapsraad.

Dit wordt vastgelegd in artikel 4 lid 4 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

32. In het geval van een vacature binnen het interne toezicht wordt het profiel van het interne toezicht als geheel bekeken. Het profiel van het nieuw te werven lid wordt opnieuw vastgesteld.

Zie hiervoor artikel 4 lid 5 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

33. Een zittingsperiode van interne toezichthouders is maximaal vier jaar, de jaren bij een eventuele rechtsvoorganger meegerekend. Er kan meerdere malen worden herbenoemd, mits de maximale zittingsduur van acht jaar niet wordt overschreden. Bij herbenoeming wordt het desbetreffende lid beoordeeld op basis van zijn competenties in relatie tot het (herijkte) profiel. Hiertoe voert de voorzitter van het interne toezicht jaarlijks functioneringsgesprekken met alle leden van het interne toezicht. De vicevoorzitter en een lid voeren een functioneringsgesprek met de voorzitter van het interne toezicht.

Dit is vastgelegd in de statuten van ZAAM in artikel 10 lid 9. Tevens is het vastgelegd in artikel 5 van het Reglement van de Raad van Toezicht. De gesprekken over het functioneren van de leden van de Raad van Toezicht is gekoppeld aan de jaarlijkse evaluatie.

34. Het interne toezicht inventariseert jaarlijks na overleg met het bestuur de professionaliseringsbehoefte van het interne toezicht als geheel en van de afzonderlijke leden en ziet toe op de uitvoering.

Het gesprek over de professionaliseringsbehoefte van de leden van de Raad van Toezicht is gekoppeld aan de jaarlijkse evaluatie.

Honorering

35. Het interne toezicht bepaalt de vorm en de hoogte van de eigen vergoeding, mits deze redelijk en billijk zijn. De afspraken worden openbaar gemaakt via de website van de onderwijsorganisatie en jaarlijks verantwoord in de jaarrekening.

Zie hiervoor artikel 19 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

Onafhankelijkheid

36. Aan de functie van toezichthouder is zodanig invulling gegeven dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

Dit is vastgelegd in artikel 3 lid 3 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

37. Zij die deel uitmaken van het interne toezicht verrichten nooit taken die aan de (dagelijks) bestuurder toebehoren.

Dit is vastgelegd in artikel 3 lid 4 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

Belangenverstrengeling

38. Een (oud)bestuurder is niet benoembaar als interne toezichthouder bij dezelfde onderwijs-organisatie of haar eventuele rechtsopvolger.

Reglement van de Raad van Toezicht is vastgelegd dat de code Goed bestuur VO wordt gevolgd en daarmee is deze vorm van belangenverstrengeling uitgesloten binnen ZAAM.

39. Een interne toezichthouder kan niet tegelijkertijd de functie van bestuurder vervullen bij een onderwijsorganisatie binnen de onderwijssector VO. Een interne toezichthouder kan niet tegelijkertijd de functie van bestuurder vervullen bij een onderwijsorganisatie in een andere onderwijssector dan het VO, tenzij het een ander voedingsgebied betreft.

Dit is in artikel 4 lid 7 van het Reglement van de Raad van Toezicht vastgelegd.

40. Een interne toezichthouder meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van het interne toezicht en zijn collega-leden en verschaft alle relevante informatie. Het interne toezicht beslist of sprake is van een tegenstrijdig belang en hoe daarmee wordt omgegaan, en maakt hiervan melding in het jaarverslag.

Dit is in artikel 15 van het Reglement van de Raad van Toezicht vastgelegd.

41. Belangenverstrengeling van een intern toezichthouder is niet toegestaan. Hiervan is sprake bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met andere interne toezichthouders, bestuurders of leden van het management die rechtstreeks onder het bestuur vallen.

Dit wordt in het Reglement van de Raad van Toezicht vastgelegd.

42. Het door een interne toezichthouder aanvaarden van een hoofd- of nevenfunctie, al dan niet betaald, wordt gemeld aan het interne toezicht.

Zie hiervoor artikel 4 lid 8 van het Reglement van de Raad van Toezicht.

43. Het interne toezicht meldt in het jaarverslag alle al dan niet betaalde hoofd- en nevenfuncties van interne toezichthouders

Dit is in het jaarverslag opgenomen, ook op internet zijn alle (neven)functies van de leden van de Raad van Toezicht opgenomen. In het aangepaste Reglement van de Raad van Toezicht wordt dit vastgelegd.

44. De onderwijsorganisatie verstrekt noch aan bestuurders, noch aan intern toezichthouders persoonlijke leningen of financiële garanties.

Dit is vastgelegd in het Treasurystatuut.

45. Het interne toezicht is de opdrachtgever van de externe accountant. Het interne toezicht beoordeelt jaarlijks het functioneren van de externe accountant en besteedt de functie van externe accountant (minimaal) om de vijf jaar opnieuw aan.

De Raad van Toezicht is de opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie beoordeelt jaarlijks het functioneren van de externe accountant. Deze zaken worden vastgelegd in het Reglement van de Raad van Toezicht.

46. De externe accountant woont in ieder geval de vergadering(en) van het interne toezicht bij waarin wordt gesproken over de jaarrekening en de managementletter.

De externe accountant is aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie en van de Raad van Toezicht als gesproken wordt over de jaarrekening en de managementletter. Dit wordt vastgelegd in het Reglement van de Raad van Toezicht.

47. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijktijdig aan het bestuur en het interne toezicht.

Dit gebeurt in de vergadering van de auditcommissie, waarbij ook het lid van het College van Bestuur aanwezig is. Dit wordt vastgelegd in het Reglement van de Raad van Toezicht.